メール文化とビジネススピード低下の関係

社内での仕事の情報共有にメールを用いることはよくあると思います。
報告書や会議の連絡、はたまたプロジェクトの進捗管理等あらゆる情報が
メールで飛び交っています。

「情報共有」という名の下にあらゆるビジネスシーンであらゆる情報がほぼ全てメールで
やり取りをされている今日、情報量は膨れ上がりましたがビジネスのスピードが低下したり、
非効率な作業ももたらしていることってありませんか?

たとえば・・・
・5人での会議の日程調整をメールで行う
 ⇒ メールを作成して全員に送るのに5分だったとしても全員がメールを返信してくるのに
    1日かかることもある。
    現代人はメールに埋もれてリアルタイムに返信を返せるのはまれです。
    (当人のスキルの問題はあるかもしれませんがそれは除いて・・・)
    結果、5人に電話して日程を決めてしまえば(1人3分の電話だったとして)15分で
    会議が設定可能なのに、実質24時間以上かかって日程調整が完了することになる。

たとえば・・・
・情報システムの仕様決めを行う
 ⇒ 席がすぐ近く(3島はなれているだけとか)なのに質問をメールで投げる。
    受け取って返すのに半日。返信に対する質問をまたメールで投げる。
    さらにその返信に半日。。。この繰り返しで約1週間かかって決まったとする。
    もしお互いにFace To Faceで話をすればほんの10分で決まったかもしれない。
    決まらなかったとしても、メールでいちいちやるよりも、次のアクションに
    数十倍数百倍早く移れる。

このように、「メールを使いすぎる」ために、顔を合わせて話をしたり電話で話をすれば
すむことの数百倍も無駄な時間を使っているということに気づいている人ってどのくらい
いるんでしょうかねぇ。

他にも、メールには

『書いて送ってしまったら、情報を伝えたという気になる』
『口では伝えづらいことがメールなら強気で書けてしまう』

という困った側面もあります。
時々、「メールで書いたでしょ」とか平気で言う人いますが、
そういうなら最初から口で伝えなさいよ、と常々思います。

メールで送って伝えたつもりが伝わってない、伝えたつもりなのに違う受け取り方をされる。
何よりも、直に会話をすることで相手の顔色、声色、印象からたくさんの情報をうけとり
それで仕事に対するモチベーションとなることも多々あるわけで
メールで済ませてしまうと何もかもがデジタルに処理されてモチベーションも低下するように
思えてしまうんですよ、おしゃべりな私としては・・・・
(電話の声がうるさすぎるとよく怒られますが・・・)

メールの使い方をちょっと見直すだけで仕事の幅とスピードがものすごく上がるかもしれませんね。

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