「具体化」で初めて「理解した」と言える・・・・と思う

「自分自身が言葉で表現しづらいことを依頼して、期待と全く違う成果物が出てくる。」

これ、仕事中によく目にします。しかも、入社3年目~5年目といった若手員に限った話ではなく、管理職層にも多いように思います(わたしのいる職場だけであることを切に願いますが)。
いいことは一つもありません。依頼した側は期待した成果物を得ることが出来ないし、依頼をされた側はやっと作った成果物が無駄になります。ひどいときは一から作り直しという事態もありえます。
失敗を教訓にして次回から同じ轍を踏まないように対策を打つのであれば、それはそれで良いことですが、曖昧な依頼をする人に限って自分を省みようとしないからたちが悪い。多くの場合はやり直しに加えて仲違いが起こって終了。文字通り時間の無駄、と相成ります。
何故このような事態が起こるのか?わたしが思うに、ひとことで言うと「理解していない」事が原因でしょう。自分が依頼したい内容、そしてその後にやりたい事等が明確で具体的であれば、依頼内容は曖昧になるはずがありません。必ず言語化出来るはずです。それが言語化出来ない、あるいはブレる、曖昧になる、ということは依頼者自身が「自分がやりたいことが分かっていない、理解出来ていない」ということになります。
そのような状態で依頼をされても、受ける側の受取り方も様々ですし、依頼者の期待した内容ができないのはむしろあたりまえだと言えると思います。
例えば、以下のような状況。
 上司A  「これやっといて」
 部下B  「わかりました」
    3時間後・・・・
 上司A  「できた?」
 部下B  「え?まだ手をつけてませんけど・・・」
 上司A  「何で出来てないんだ!やっとけといっただろう!?」
まぁこれは極端な例ですが(笑)これに近い状況は誰しも経験あるのではないでしょうか。部下の目線からみると期限と目的を明示しない上司が悪いと言いたくもなりますが、上司の目線からみるといちいちそんな細かいところまで指示しなくても理解しろよと言いたくなるところでしょう。どちらにも非はあるのです。しかしそこは上司部下の関係。多くの場合、部下は上司に従うしかありません。納得行かない中で怒られた部下はモチベーション激下がりの中しぶしぶと従います。これではいい仕事が出来るわけがありませんね。
では、そのような無駄をやらないためにどうすればよいか?
僕がやっている対策は、5W1H(2H)を無理矢理でも設定する事です。全部が全部設定できない状況もありますが、極力当てはめます。
こんな感じ。
 上司A  「これやっといて」
 僕    (内容を確認して)「これの目的はなんでしょうか?」
 上司A  「来週の役員会で発表しなきゃいけないんだけど、そのデータ収集だ」
 僕     「わかりました。で、いつまでに必要ですか?」
 上司A  「そうだな・・・こっちで資料化するのにも時間が要るから、3日後までかな」(※)
 僕     「なるほど・・・・ちょっと今***の件で立て込んでいるので、3日後であれば
        全部は厳しいですね。◯◯ぐらいであれば出来ると思いますがいかがでしょう?」
 上司A  「そうか・・・わかった。では、不足しているところはBくんにも頼んでみるとしよう。
        ひとまず3日後までに◯◯まで仕上げて欲しい」
 僕     「わかりました」
実際にはもっと細かいやりとりをやります。おそらく面倒くさい部下だと思われるでしょう。ですが、曖昧な指示を理解出来ないままこなして、無駄な時間を食って結局あとから自分が苦労するよりは全然ましです。仕事もさっさと進みますし自分の時間も作れます。さらにこのポイントは「考えていない上司に考えさせる」ことも出来ます。上記※の部分、上司は指示の時点では納期を全く意識していないことが分かります。僕の問い掛けによって初めて意識したと言えるでしょう。
これを行うことで、僕は仕事に振り回されることがグッと減りました。もし「良く解らんけど忙しい!」という方はやってみてはいかがでしょうか。
ただし、こちらから質問する余地すら与えない鬼上司、質問し返すと逆ギレする理不尽上司にはちょっと効かないかも・・・・・・相手を選ぶことも、お忘れなく・・・。

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